Jumat, 30 Oktober 2009

Tutorial Microsoft Word, Excel, dan Access 2007

MICROSOFT WORD 2007

Pengenalan Microsoft Word

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft

Sejarah

1981-1990

Banyak ide dan konsep Word diambil dari Bravos, pengolah kata berbasis grafik pertama yang dikembangkan di Xerox Palo Alto Research Center (PARC). Pencipta Bravo, Charles Simonyi, meninggalkan Xerox PARC dan pindah ke Microsoft pada 1981. Simonyi juga menggaet Richard Brodie dari PARC. Pada 1 Februari 1983, pengembangan Multi-Tool Word dimulai.

Setelah diberi nama baru Microsoft Word, Microsoft menerbitkan program ini pada 25 Oktober 1983 untuk IBM PC. Saat itu dunia pengolah kata dikuasai oleh WordPerfect dan juga WordStar.

Word memiliki konsep "What You See Is What You Get", atau WYSIWYG, dan merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC. Word juga banyak menggunakan tetikus yang saat itu tidak lazim sehingga mereka menawarkan paket Word-with-Mouse. Word processor berbasis DOS lain, seperti WordStar dan WordPerfect, menampilkan hanya teks dengan kode markup dan warna untuk menandai pemformatan cetak tebal, miring, dan sebagainya.

Word untuk Macintosh, meski memiliki banyak perbedaan tampilan dari versi DOS-nya, diprogram oleh Ken Shapiro dengan sedikit perbedaan dari kode sumber versi DOS, yang ditulis untuk layar tampilan resolusi tinggi dan printer laser, meskipun belum ada produk seperti itu yang beredar untuk publik. Setelah LisaWrite dan MacWrite, Microsoft pun mencoba untuk menambahkan fitur WYSIWYG ke dalam paket program Word for Macintosh. Setelah Word for Macintosh dirilis pada tahun 1985, program tersebut mendapatkan perhatian yang cukup luas dari masyarakat pengguna komputer. Microsoft tidak membuat versi Word 2.0 for Macintosh, untuk menyamakan versi dengan Word untuk sistem atau platform lainnya.

Versi selanjutnya dari Word for Macintosh, adalah Word 3.0, yang dirilis pada tahun 1987. Versi ini mencakup banyak peningkatan dan fitur baru tapi memiliki banyak bug. Dalam hanya beberapa bulan, Microsoft mengganti Word 3.0 dengan Word 3.01, yang jauh lebih stabil. Semua pengguna terdaftar dari Word 3.0 dikirimi surat yang berisi salinan Word 3.01 secara gratis, sehingga menjadikan hal ini kesalahan Microsoft paling mahal untuk ditebus pada waktu itu. Word 4.0, yang dirilis pada tahun 1989, merupakan versi yang sangat sukses dan juga stabil digunakan.

Tahun 1990-1995

Pada rentang tahun ini, Word for Windows diluncurkan. Versi pertama dari Word for Windows dirilis pada tahun 1989 dengan harga 500 Dolar Amerika Serikat. Dengan dirilisnya Microsoft Windows 3.0 pada tahun selanjutnya, penjualan pun akhirnya terdongkrak naik, mengingat Word for Windows 1.0 didesain untuk Windows 3.0 dan performanya sangat buruk jika dijalankan pada versi sebelumnya. Microsoft menunggu hingga merilis Word 2.0 untuk mengukuhkan Microsoft Word sebagai pemimpin pasar pengolah kata.

DEFINISI MICROSOFT WORD 2007

Microsoft Word merupakan program pengolah kata yang paling populer yang sangat mudah untuk dipelajari dan digunakan untuk membantu pembuatan dokumen. Versi terbaru dari MS Word adalah MS Word 2007. Bagi teman-teman yang sudah mahir menggunakan microsoft word versi 2003 atau sebelumnya, coba sekarang gunakan Word 2007; Bisa nga? Mengapa saya katakan demikian.... karena Microsoft Word 2007 memiliki tampilan/ surface yang jauh berbeda dengan versi sebelumnya. Perbedaan ini tentunya akan membuat kita bingung saat pertama kali menggunakan Microsoft Word 2007. Untuk memudahkan menggunakannya, dibawah ini terdapat keterangan mengenai Jendela MS Word 2007 dan bagaimana menggunakannya. Post ini merupakan postingan pertama tentang Ms Word 2007, jika ada kekurangan / kesalahan mohon pendapat teman-teman untuk memperbaiki kesalahan yang ada. Selamat belajar!

http://2.bp.blogspot.com/_65lSNikOIV4/SOG5g26fd5I/AAAAAAAAAL4/h86oXTRTCZY/s400/WORD+2007-1.jpg

Tampilan Jendela Microsoft Word 2007

Komponen jendela Microsoft Word 2007 antara lain:

A. Title Bar: Bagian yang paling atas. Berisi nama program dan nama file.

B. Customize Quick Access Toolbar: Berisi tombol-tombol yang umum digunakan.

C. Office Button: Tombol yang berisi sebuah menu pulldown, seperti New, Open, Save,dll

D. Ribbon: Sejenis toolbar yang berisi beberapa tombol pintas untuk memudahkan pembuatan dokumen.

E. Ruler: Berguna untuk menunjukan ukuran sebenarnya dari dokumen yg dibuat.

F. Scroll: Bergunan untuk mengeser lembar kerja ke atas dan ke bawah.

G. View Model: Digunakan untuk mengatur mode tampilan.

H. Zoom Slider: Digunakan untuk mengatur ukuran tampilan lembar kerja.

Perbedaan antara Ms Word 2007 dengan versi sebelumnya adalah tampilan Ribbon. Pada versi sebelumnya tampilan Ms Word berisi banyak menu pull down. Ribbon pada Ms word 2007 sebetulnya adalah sebuah panel yang berisi tampilan grafis yang berisi tombol untuk menjalankan suatu perintah tertentu. Secara umum Ribbon terdiri atas:

  • Tab merupakan judul dari kategori ribbon

http://3.bp.blogspot.com/_65lSNikOIV4/SOHHTZT6iKI/AAAAAAAAAMA/DNch-soYbEc/s400/Microsoft+Word+2007+Ribbon.jpg

Tampilan Ribbon pada Microsoft Word 2007

  • Group Bar ditampilkan berupa kotak yang berisi nama kelompok tombol. Pada posisi sebelah kanan terkadang terdapat anak panah kecil. Jika mousepointer diarahkan pada anak panah tersebut maka tampak penjelasan singkat. Akan tetapi, jika anda mengklik anak panah tersebut maka secara otomatis akan membuka kotak dialog (dialog box) sesuai kategori.

http://3.bp.blogspot.com/_65lSNikOIV4/SOHImInfi5I/AAAAAAAAAMI/S-yR0ntd2CI/s400/Microsoft+Word+2007+Group+Bar.jpg

Tampilan Group Bar pada Microsoft Word 2007

Kategori Ribbon

Secara default atau standard, Microsoft Word 2007 meliputi tujuh ribbon, yaitu:

  • HOME – Default dari Microsoft Word 2007 yang selalu aktif pada saat anda memasuki program word 2007.
  • INSERT - Tombol-tombol yang digunakan untuk menyisipkan suatu obyek kedalam dokumen.
  • PAGE LAYOUT – Tombol-tombol yang digunakan untuk mengatur tata letak.
  • REFERENCES – Tombol-tombol untuk penyusunan referensi, seperti footnote dan endnote.
  • MAILINGS – Tombol yang berhubungan dengan pengolahan mail merge.
  • REVIEW – Tombol untuk digunakan dalam pemeriksaan terhadap dokumen.
  • VIEW – Tombol yang digunakan untuk mengubah tampilan dari dokumen.

MICROSOFT EXCEL 2007

Pengenalan Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

Excel2007.PNG

Microsoft Office Excel 2007.png

Spreadsheet kosong Microsoft Excel 2007 yang dijalankan di Windows Vista.

Pengembang

Microsoft

Versi rilis terbaru

12.0.6014.5000 / 2007

Sistem operasi

Microsoft Windows

Jenis

Spreadsheet

Lisensi

Proprietary EULA

Situs web

www.microsoft.com

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007

Sejarah

Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything 1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi".

Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2007 (Excel 12), sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Microsoft Excel 2004.

Pada awal-awal peluncurannya, Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam bidang industri finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi "Microsoft Excel" dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft. Meskipun demikian, dalam prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka, sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi. Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut (meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default dari spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel adalah *.xls.

Excel menawarkan banyak keunggulan antarmuka jika dibandingkan dengan program spreadsheet yang mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya.

Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik.

Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antarmuka yang digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai.

Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam worksheet. Dalam versi selanjutnya, bahkan Microsoft menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class module sehingga mengizinkan penggunaan teknik pemrograman berorientasi objek dalam VBA.

Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang sangat serius dalam dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai menambahkan dukungan untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus macro dari berkas Excel. Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan fungsi untuk mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan macro secara keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan workbook, atau mempercayai macro yang dienkripsi dengan menggunakan sertifikat digital yang terpercaya.

Versi

Tabel berikut berisi versi-versi Microsoft Excel

Tahun

Versi Excel

Sistem operasi

Versi Microsoft Office

1985

Excel 1.0

Apple Macintosh klasik

Tidak ada Microsoft Office

1987

Excel 2.0 for Windows

Microsoft Windows 2.0

Tidak ada Microsoft Office

1988

Excel 1.5

Apple Macintosh klasik

Tidak ada Microsoft Office

1989

Excel 2.2

Apple Macintosh klasik

Tidak ada Microsoft Office

1989

Excel 2.2

IBM OS/2

Tidak ada Microsoft Office

1990

Excel 3.0

Microsoft Windows 3.0

Tidak ada Microsoft Office

1990

Excel 3.0

Apple Macintosh

Tidak ada Microsoft Office

1991

Excel 3.0

IBM OS/2

Tidak ada Microsoft Office

1992

Excel 4.0

Microsoft Windows 3.0 dan Windows 3.1

Tidak ada Microsoft Office

1992

Excel 4.0

Apple Macintosh

Tidak ada Microsoft Office

1993

Excel 5.0

Windows 3.0, Windows 3.1, Windows 3.11, Windows for Workgroups, dan Windows NT (hanya versi 32-bit)

Microsoft Office 4.2 dan Office 4.3

1993

Excel 5.0

Apple Macintosh

Tidak ada Microsoft Office

1995

Excel 7 for Windows 95

Windows 95 dan Windows NT 3.1/3.50

Microsoft Office 95

1997

Excel 97 (Excel 8)

Windows 95, Windows NT 3.51/Windows NT 4.0

Microsoft Office 97

1998

Excel 8.0

Apple Macintosh

Microsoft Office '98 for Macintosh

1999

Excel 2000 (Excel 9)

Windows 98, Windows Me, Windows 2000

Microsoft Office 2000

2000

Excel 9.0

Apple Macintosh

Microsoft Office 2001 for Macintosh

2001

Excel 2002 (Excel 10)

Windows 98, Windows Me, Windows 2000, Windows XP

Microsoft Office XP

2001

Excel 10.0

Apple Macintosh OS X

Microsoft Office v. X

2003

Excel 2003 (Excel 11)

Windows 2000 (Service Pack 3), Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows Server 2008

Microsoft Office System 2003

2004

Excel 11.0

Apple Macintosh OS X

Microsoft Office 2004 for Macintosh

2007

Excel 2007 (Excel 12)

Microsoft Windows XP (dengan Service Pack 2 atau lebih tinggi), Windows Server 2003 (Service Pack 1), Windows Vista, serta Windows Server 2008.

Microsoft Office System 2007

Format berkas

Dari pertama kali dirilis, Excel menggunakan format berkas biner yang disebut dengan Binary Interchange File Format (BIFF) sebagai format berkas utamanya. Hal ini berubah ketika Microsoft merilis Office System 2007 yang memperkenalkan Office Open XML sebagai format berkas utamanya. Office Open XML adalah sebuah berkas kontainer berbasis XML yang mirip dengan XML Spreadsheet (XMLSS), yang diperkenalkan pada Excel 2002. Berkas versi XML tidak dapat menyimpan macro VBA.

Meskipun mendukung format XML yang baru, Excel 2007 masih mendukung format-format lamanya yang masih berbasis BIFF yang tradisional. Selain itu, kebanyakan versi Microsoft Excel juga mendukung format Comma Separated Values (CSV), DBase File (DBF), SYmbolic LinK (SYLK), Data Interchange Format (DIF) dan banyak format lainnya, termasuk di antaranya format worksheet milik Lotus 1-2-3 (WKS, WK1, WK2, dan lain-lain) dan Quattro Pro.

Excel 2007 tidak mendukung untuk melakukan penyimpanan pada semua format tersebut. Beberapa format yang tidak dapat dibuka di Excel 2007 tapi dapat dibuka di versi sebelumnya adalah:

  1. WK1 (1-2-3)
  2. WK4 (1-2-3)
  3. WJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)
  4. WKS (1-2-3)
  5. WK3 (1-2-3)
  6. WK1 FMT(1-2-3)
  7. WJ2 (1-2-3 Japanese) (.wj2)
  8. WJ3, FJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)
  9. DBF 2 (dBASE II)
  10. WQ1 (Quattro Pro/DOS)
  11. WK3,FM3(1-2-3)
  12. Microsoft Excel Chart (.xlc)
  13. WK1, ALL(1-2-3)
  14. WJ1 (1-2-3 Japanese) (.wj1)
  15. WKS (Works Japanese) (.wks)

Sedangkan beberapa format yang dapat dibuka, tapi tidak dapat disimpan di Excel 2007 antara lain:

  1. Microsoft Excel 2.1 Worksheet
  2. Microsoft Excel 2.1 Macro
  3. Microsoft Excel 3.0 Worksheet
  4. Microsoft Excel 3.0 Macro
  5. Microsoft Excel 4.0 Worksheet
  6. Microsoft Excel 4.0 Macro
  7. Microsoft Excel 97 - Excel 2003 & 5.0/95 Workbook
  8. Microsoft Excel 4.0 Workbook
  9. DBF 3 (dBASE III)
  10. DBF 4 (dBASE IV)

Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel:

  • *.xls, merupakan format default Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.
  • *.xlt, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.
  • *.XML, atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu menampung macro VBA.
  • *.xla, merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.
  • *.xlsx, merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tidak dapat menyimpan macro VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format .xls yang kuno.
  • *.xlsm, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro VBA.
  • *.xlsb, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk biner. Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk menangani worksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.
  • *.xltm, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu menyimpan macro VBA. Merupakan pengganti dari format *.xlt.
  • *.xlam, merupakan format untuk Excel Add-in untuk menambah kemampuan Excel 12. Secara default mampu menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.

6.1 Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007

Langkah-langkah:

1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.

2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Excel.

3. Muncul Gambar 6.1

6.2 Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus

mengetahui elemen-elemen yang

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

�� Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

�� Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

�� Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya

�� Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

�� Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

�� Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

�� Cell

Cell merupakan

�� Nomor Baris

�� Nomor Kolom

�� Nama Range

�� Fungsi

�� Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal.

6.2 Memulai Buat Dokumen

Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 6.2.

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

• Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan

“Daftar Unit Kerja” pada Cell aktif tersebut.

• Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti

pada tampilan dibawah ini:

• Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

• Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

• Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

3. Penggunaan AutoFill

Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada Gambar 5.2.

4. Penggunaan format Tabel dan Cell

• Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini , kemudian akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.

• Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 5.2. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara:

o Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border seperti pada tampilan di bawah ini.

o Untuk memberi warna pada judul tabel bias menggunakan fasilitas format cell dengan cara blok cell A7 sampai F7 kemudian klik tombol kemudian akan muncul pilihan style cell yang akan kita pilih seperti pada tampilan dibawah ini.

Selain warna cell, kita juga dapat melakukan number format cell jika isi cell berupa numeric misalnya number format menggunakan comma, percent atau currency.

Dokumen seperti pada Gambar 6.2 sudah selesai kita buat dan selanjutnya adalah proses penyimpanan dokumen.

6.3 Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen klik Save . Maka akan terjadi salah satu dari 2 hal berikut :

• Apabila file belum pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As seperti Gambar 5.3.

• Apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang sama, maka Word akan menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar dokumen.

Untuk memberi nama pada file ketikkan nama yang diinginkan dalam kotak File name, lalu tekan tombol Save.

• Apabila kita ingin menyimpan file yang pernah disimpan dengan nama dan format penyimpanan lain maka pilih Office Button kemudian klik tanda panah pada Save as dan pilih format penyimpanan lain misalnya disimpan dengan format Microsoft Excel 97-2003. Lebih jelasnya dapat dilihat pada tampilan dibawah ini.

Setelah dipilih format penyimpanan, selanjutnya akan muncul dialog box seperti pada

Gambar 6.3.

6.4 Mengedit Dokumen

Untuk mengedit dokumen yang sudah pernah kita buat, langkah pertama adalah membuka dokumen yang sudah kita buat dengan cara klik Button Office>>Open. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti pada gambar 6.4 dibawah ini.

Setelah itu pilih file Microsoft Excel yang akan dibuka. Setelah file yang akan kita edit terbuka selanjutnya adalah proses pengeditan. Misalnya pada dokumen tersebut kita akan menambahkan logo instansi ke laporan Daftar Unit Kerja seperti pada Gambar 5.5 dibawah ini.

Langkah-langkah menambahkan logo instansi pada dokumen adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Insert >> Picture

2. Kemudian akan muncul kota dialog Insert Picture. Pilih file gambar logo yang akan kita masukkan ke dokumen, kemudian klik tombol Insert.

3. Setelah itu letakkan gambar yang sudah kita masukkan tadi ke posisi yang kita inginkan dengan cara menggeser gambar dengan mouse.

4. Agar ada ruang yang lebih besar untuk logo, maka bisa melakukan insert beberapa

baris dibawah judul laporan atau Baris 1 dengan cara:

• Arahkan kursor ke Cell baris 1 kemudian klik pada panel Cells tombol Insert dan pilih Insert Sheet Row. Lakukan 3 kali insert sehingga ada tambahan tiga baris baru dibawah judul laporan.

6.5 Penggunaan Rumus

Penggunaan rumus dan fungsi untuk perhitungan dan pengolahan data pada software perkantoran merupakan fungsi utama Microsoft Excel. Contoh penggunaan rumus sederhana pada sebuah dokumen seperti pada gambar 6.6 dibawah ini.

Contoh Dokumen 2 penggunaan Rumus

Buat dokumen seperti pada Gambar 6.6 diatas tetapi kosongkan dulu kolom Biaya pada semua triwulan. Pengisian kolom biaya menggunakan rumus sehingga untuk data berikutnya tinggal copy rumusnya. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik Cell pertama pada kolom biaya misalnya Cell F16, kemudian ketikkan =D16*E16 kemudian tekan Enter.

2. Copy rumus pada Cell F16 ke Cell F17 sampai F19 dengan cara tarik ke bawah sampai F19 fill handle yang ada dipojok Cell F16 kemudian lepaskan, hasil copy rumus akan tampil pada Cell F17 sampai F19.

3. Lakukan langkah 1 dan 2 untuk kolom biaya pada Cell H16, J16, dan N16.

Catatan:

Rumus dan fungsi dalam Excel mempunyai pengertian yang berbeda, rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik: +,-, ,/,* dan ^. Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teks, dan lain-lain.

Penulisan rumus dengan menunjuk referensi cell sangat dianjurkan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan ketik, sehingga penulisan rumus pada cell F16 dilakukan dengan langkah berikut ini:

1. Tempatkan penunjuk cell pada posisi yang diinginkan,dalam contoh ini cell F16.

2. Ketik tanda = (sama dengan), dilanjutkan klik sel D16.

3. Ketik tanda * (kali), dilanjutkan dengan klik sel E16.

4. Tekan tombol Enter.

MICROSOFT ACCESS 2007

Pengenalan Microsoft Access 2007

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Sejarah

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

Versi

Tanggal

Nama versi

Nomor versi

Sistem operasi yang didukung

Versi Microsoft Office

1992

Microsoft Access 1.1

1

Microsoft Windows

T/A

1993

Microsoft Access 2.0

2

Microsoft Windows

Microsoft Office 4.3 Professional

1995

Microsoft Access for Windows 95

7

Microsoft Windows 95 dan Windows NT 3.51

Microsoft Office 95 Professional

1997

Microsoft Access 97

8

Microsoft Windows 95/98 dan Windows NT 3.51/NT 4.0

Microsoft Office 97 Professional

1999

Microsoft Access 2000

9

Microsoft Windows 98/Me, Windows NT 4.0/2000

Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional

2001

Microsoft Access 2002

10

Microsoft Windows 98/Me, Windows NT/2000/XP

Microsoft Office XP Professional

2003

Microsoft Access 2003

11

Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3 ke atas)/XP (Service Pack 1 ke atas)/Server 2003

Microsoft Office System 2003

2007

Microsoft Office Access 2007

12

Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas)

Microsoft Office System 2007

Penggunaan

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

Fitur

tampilan1.JPG

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.

Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.

Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.

Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut.

Pengembangan dengan Access

Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. DI dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan memilih field-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan.

Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar